Page 20 - Giao trinh dien tu Truong CD GTVT Trung uong I

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi

giọng điệu của ngƣời truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì đƣợc
giao tiếp và những gì không nên đƣợc đƣa vào, cũng nhƣ phong cách giao tiếp riêng
của bạn.

Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để

chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có
thái độ những cuốn hút tình cảm thích hợp, qua đó thay đổi đƣợc suy nghĩ và hành
động.

Các thông điệp sau khi đƣợc mã hoá, đƣợc truyền nhận qua nhiều kênh, nhƣ

“nói” bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; “viết” bằng thƣ từ,
email, bản ghi nhớ hay báo cáo… và những thông điệp sau khi đƣợc giải mã, đƣợc

truyền đạt đến ngƣời nhận và bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
Hãy luôn nhớ là bản thân ngƣời nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình

này với những ý tƣởng và tình cảm có thể làm ảnh hƣởng đến cách họ hiểu thông điệp
của bạn cũng nhƣ cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Những phản hồi này thể hiện rõ

ràng nhất việc ngƣời tiếp nhận thông điệp của bạn có đƣợc hiểu chính xác hay không.

Cuối cùng là Bối cảnh (Tình huống) mà thông điệp của bạn đƣợc truyền đi. Nó
có thể bao gồm yếu tố môi trƣờng xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (văn hóa
nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).

2.2. Chuẩn bị nội dung giao tiếp
Nếu không có sự chuẩn bị, trọng tâm công việc bạn nêu ra không đƣợc rõ ràng,

lan man. Thâm chí lỡ lời và nói cả những điều không nên nói. Để tránh đƣợc những
tình huống không đáng có, hãy cố gắng chuẩn bị tốt những gì có thể làm đƣợc trƣớc
khi nêu lên vấn đề, sắp xếp nó thật chỉnh chu và đừng quên cho mình một tâm trang tốt

nhất.

Nếu bạn đang tham gia một cuộc đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm
lại, để có thời gian suy nghĩ và phản ứng một cách hợp lý.

Bạn nên chuẩn bị nội dung giao tiếp chu đáo. Trƣớc những cuộc gặp gỡ quan
trọng, bạn xác định rõ mục tiêu, tính cách ngƣời bạn gặp gỡ, chuẩn bị nội dung nói cho

thuyết phục, cách xuất hiện sao cho ấn tƣợng. Làm sao để ngay từ câu nói đầu tiên,
bạn đã để ngƣời nghe chú ý đến những điều bạn nói và tiếp tục theo dõi nội dung bạn

định nói. Không bao giờ đƣợc để một ấn tƣợng bất lợi ngay ban đầu vì sau đó bạn sẽ
khó có cơ may lấy lại thế chủ động hoặc giành lại đƣợc sự cảm tình... Điều quan trọng

nhất khi giao tiếp là bạn cần tỏ ra tôn trọng đối tác. Điều này chi phối toàn bộ cách bạn
xử lý tình huống.

17